چهارمحل "سوسف

مراحل طرح و تدوین سیستم های حسابداری
نویسنده : مصطفی رجب پور - ساعت ۳:۳۸ ‎ب.ظ روز ۱۳٩٢/٩/۱٧
 

 

مراحل طرح و تدوین سیستم های حسابداری



برای طرح تدوین سیستم های حسابداری اقدامات و روش هایی در مراحل مختلف صورت میگیرد.مراحل طرح وتدوین سیستم های حسابداری شامل مراحل شش گانه زیر است
-شناسایی سیستم حسابداری
-تجزیه و تحلیل و ارزشیابی سیستم حسابداری
-طراحی سیستم حسابداری
-اجرای سیستم حسابداری
-وارسی سیستم حسابداری
-نگهداری سیستم حسابداری


مراحل طرح و تدوین سیستم های حسابداری برای طرح تدوین سیستم های حسابداری اقدامات و روش هایی در مراحل مختلف صورت میگیرد.مراحل طرح وتدوین سیستم های حسابداری شامل مراحل شش گانه زیر است -شناسایی سیستم حسابداری -تجزیه و تحلیل و ارزشیابی سیستم حسابداری -طراحی سیستم حسابداری -اجرای سیستم حسابداری -وارسی سیستم حسابداری -نگهداری سیستم حسابداری این مراحل در بعضی از موارد به اندازه ای در هم آمیخته اند که تفکیک آن ها از یکدیگر عملا امکانپذیر نیست.در مرحله پایانی طراحی سیستم های حسابداری یعنی در مرحله نگهداری سیستم ممکن است برگشت به اولین مرحله طراحی سیستم یعنی شناسایی صورت گیرد و جمع آوری برخی اطلاعات و شناخت بیشتر مورد نیاز باشد. برای روشن تر شدن موضوع در ادامه هر یک از مراحل طرح تدوین سیستم های حسابداری به طور خلاصه تشریح میشود 1.شناسایی سیستم حسابداری اولین مرحله طرح و تدوین سیستم حسابداری معمولا هنگامی آغاز می شود که استفاده کنندگان از سیستم حسابداری موجود(مدیریت موسسه،کارکنان) به دلیل عدم رضایت از آن و یا به دلیل عدم وجود سیستم حسابداری، برقراری یک سیستم حسابداری را در خواست می کنند. پس از اعلام نیاز و دریافت درخواست، طراحی و تدوین سیستم حسابداری، کار طراحی توسط حسابدار و یا گروه حسابداران متخصص آغاز میشود و اولین مرحله کار طراحی شروع میشود. برای شناسایی و تشخیص مشکلات و نقاط قوت و ضعف سیستم حسابداری موجود، معمولا از فرم های مخصوصی استفاده میشود که این فرم هاتوسط استفاده کنندگان از سیستم حسابداری تکمیل میشود. طراح یا طراحان سیستم حسابداری با دریافت فرم های تکمیل شده که حاوی اطلاعات مقدماتی از شناسایی سیستم است، بررسی های خود را شروع میکنند و با روش های مختلف اطلاعات مورد نیاز برای شناسایی سیستم حسابداری موجود را جمع آوری می کنند. جمع آوری اطلاعات معمولا به کمک یک یا چند روش از روش های زیر انجام می شود. مصاحبه.این روش یکی از متداول ترین و مناسب ترین روش های مطالعه و شناسایی است و به دلیل عملی بودن و کم هزینه بودن کاربرد بیشتری دارد پرسشنامه.این روش که با طرح سوالات مشخصی انجام می شود معمولا وقت گیر است و در برخی از موارد غیرعملی است و به دلیل دخالت نظرات شخصی تکمیل کننده در برخی از موارد، پرسشنامه شناخت درستی به دست نمیدهد، بنابر این کاربرد کمتری دارد مشاهده.این روش جمع آوری اطلاعات در صورتی که از نظر زمانی و صرف هزینه طراح سیستم محدودیتی نداشته باشد، با توجه به همین که اطلاعات کامل تری به دست می دهد، روش مطلوبی است. بررسی اسناد و مدارک.برای داشتن شناخت درستی از سیستم موجود مطالعه اسناد و مدارک موجود در موسسه صورت میگیرد. بررسی دستورالعمل های مدون موجود از قبیل، اساسنامه، نمودار سازمانی، مصوبات هیئت مدیره، مصوبات کمیسیون های معاملات و سایر مدارک موجود، بخشی از نیازهای اطلاعاتی طراح سیستم حسابداری برای شناسایی و مطالعه را تأمین می کند. بررسی کتاب ها و جزوات دیگر.مبنای این روش دانش و تجربیات شخصی طراح سیستم حسابداری است و مطالعه قوانین و مقررات موضوعه، کتاب ها، منابع، و جزوات دیگر را نیز شامل می شود نتیجه گیری.پس از جمع آوری اطلاعات به کمک یک و یا چند روش ذکر شده و بررسی آن و شناسایی مقدماتی، نسبت به منطقی بودن درخواست استقرار سیستم حسابداری تصمیم گیری می شود و در صورت مثبت بودن نتیجه بررسی، طراحی سیستم حسابداری وارد مرحله بعدی یعنی تجزیه و تحلیل و ارزیابی سیستم حسابداری می شود. 2تجزیه و تحلیل و ارزشیابی سیستم حسابداری تجزیه و تحلیل و ارزشیابی سیستم حسابداری که قبلا با شروع جمع آوری اطلاعات با روش های مختلف ذکر شده آغاز شده است در این مرحله به شکل کامل تری انجام می شود. طراح سیستم حسابداری، سیستم موجود را بررسی و نتایج و عملکرد آن را ارزیابی می کند. در این مرحله ساختار موسسه مورد مطالعه قرار می گیرد و کلیه دستورالعمل ها و آیین نامه های موجود و نمودار سازمانی که مسئولیت ها و اختیارات را مشخص می کند بررسی می شود. در این مرحله کلیه اسناد و مدارک مربوط به سیستم حسابداری موجود، گردش عملیات، فرم ها و روش های گردش آن ها مطالعه و ورود داده ها، پردازش آن ها و صورت ها و گزارش های مالی به عنوان ستاده ها مورد ارزیابی قرار می گیرد پس از انجام مطالعات مذکور، طراح سیستم با انجام مصاحبه با مدیران و برخی از کارکنان موسسه نیازهای اطلاعات حسابداری آن ها را به طور دقیق و روشن مورد شناسایی و ارزیابی قرار می دهد. سپس سیستم حسابداری موجود و امکانات آن با نیازهای اطلاعاتی مدیریت و برخی از کارکنان موسسه مقایسه و نقاط ضعف آن مشخص و راه حل های مختلف تعیین می شود. راه حل ها میتواند بی شمار باشد ولی اغلب آن ها را می توان در سه دسته زیر طبقه بندی کرد: -برقراری یک سیستم حسابداری جدید -اصلاح وتکمیل سیستم حسابداری قدیمی -استفاده از خدمات دیگران(در سیستم های حسابداری کامپیوتری، اشتراک وقت و یا استفاده از خدمات موسسات کامپیوتری) پس از انتخاب یکی از راه حل های سه گانه، باید آن را از سه نظر بررسی کرد:بررسی تکنیکی.در این بررسی باید روشن شود که امکانات موجود در موسسه یا امکانات موجود در بازار نیازهای سیستم حسابداری جدید را براورده می کند. در طراحی سیستم های حسابداری کامپیوتری بررسی تکنیکی شامل ارزیابی سخت افزار و نرم افزارهای موجود در بازار نیز می شود. بررسی امکان.در این بررسی که عده ای آن را بررسی عملی بودن سیستم حسابداری نیز نامیده اند، توانایی ها و امکانات موسسه از نظر سازمان، نیروی انسانی و سیاست های مدیریت مورد توجه و مطالعه قرار می گیرد. بررسی اقتصادی.در این بررسی منافع و هزینه های هر یک از راه حل های انتخاب شده مورد مطالعه قرار گرفته می شود. نتایج حاصل از بررسی های سه گانه فوق طی گزارش خاصی که بر گزارش سنجش امکان به مدیریت موسسه ارائه می شود. راه حل مناسب پس از مطالعه گزارش فوق توسط مدیریت انتخاب و به طراح سیستم حسابداری معرفی می شود و پس از معرفی راه حل مناسب، طراح سیستم مرحله بعدی یعنی طراحی سیستم حسابداری را شروع می کند. 3.طراحی سیستم حسابداری طراحی سیستم حسابداری معمولا شامل موارد زیر می شود آ)طراحی گردش عملیات سیستم حسابداری.طراحی گردش عملیات سیستم معمولا با ترسیم نمودار گردش عملیات سیستم(روند سیستم) انجام می شود. در این نمودار اهم عملیات و اقدامات حسابداری که برای شناسایی، پردازش و ارائه اطلاعات مربوطه به یک رویدادمالی و یا گروه خاصی از رویدادهای مالی انجام به شکل نمودار و علائم خاصی به صورت تصویری ارائه می شود. نمودار گردش عملیات سیستم را می توان به دو صورت نمودار ساده گردش عملیات و یا نمودار نمادی گردش عملیات سیستم، ترسیم کرد. برای ترسیم نمودار ساده گردش عملیات از مستطیل هایی برای نشان دادن خلاصه ای از عملیات و اقداماتی که باید در هر مرحله انجام داد استفاده می شود و جهت حرکت عملیات و اقدامات سیستم به وسیله پیکانی ()نشان داده می شود. برای ترسیم نمودار نمادی گردش عملیات سیستم از علائم تصویری خاص استفاده می شود.در این روش، اسناد و مدارک و اقدامات و عملیاتی که باید انجام شود به صورت نمادهای خاصی ترسیم می شود. علائم و نمادهایی که بیش تر از سایر علائم و نمادها در طراحی سیستم های دستی و یا کامپیوتری حسابداری به کار می روند عبارت اند از آغاز و پایان اقدامات و یا عملیات انجام اقدامات و یا عملیات اخذ تصمیم جهت جریان اقدامات و یا عملیات باید توجه کرد که نمودار نمادی گردش عملیات سیستم از بالا به پایین و از سمت راست به چپ ترسیم می شود و جهت جریان اقدامات و یا عملیات سیستم همانند نمودار ساده گردش عملیات به وسیله پیکانی مشخص می شود. در توضیح نمادها و علائم مذکور باید گفته شود که هنگام ترسیم گردش عملیات آغاز و پایان عملیات در نماد اول مشخص می شود و ماهیت عملیات و یا مرحله ای از عملیات در داخل مستطیل نشان داده می شود. هنگام انجام عملیات و یا در هر مرحله لازم است در مورد انتخاب بین یک یا چند راه حل(معمولا در سیستم های حسابداری دو راه حل) تصمیم گیری شود؛ در این حالت عوامل تصمیم گیری در داخل لوزی نشان داده می شود ب)تعیین نیازهای ورودی و خروجی سیستم.نیازهای ورودی و خروجی سیستم مشتمل است بر نیازهای ورودی، نوع و ساختار حافظه ورودی، نحوه دسترسی به داده ها یا اطلاعات، نحوه ثبت آن ها و نوع دستگاه ورودی(در سیستم های کامپیوتری) و همچنین نیازهای خروجی شامل نوع و ساختار حافظه خروجی، نوع دستگاه خروجی(در سیستم های کامپیوتری)، نحوه گزارش دهی، شکل گزارش ها، حجم و زمان گزارش دهی. اغلب برای تشخیص صحیح نیازهای ورودی و خروجی روند نمای فرم ها(گردش کار فرم ها) که گردش فرم ها را در سیستم حسابداری را نشان می دهد،تهیه میشود. پ)طراحی مکانیزم کنترل سیستم حسابداری.مکانیزم های کنترل دقیقا مشخص و نقاطی از سیستم که نیازمند اعمال کنترل بیش تری هستند تعیین می شود. روند نمای فرم ها برای تشخیص نقاط اعمال کنترل داخلی کاربرد فراوانی دارد. در مورد طراحی سیستم های کامپیوتری، پس از انتخاب بهترین سیستم، وقت زیادی صرف کدگذاری و آزمایش برنامه کامپیوتر می شود. انتخاب سیستم نرم افزار و سخت افزار از وظایف طراح سیستم حسابداری است که با دریافت پیشنهادات فروشندگان و ارزیابی آن ها انجام می شود. ت)تدوین سیستم حسابداری.تدوین سیستم حسابداری آخرین مورد طراحی سیستم حسابداری است که سیستم حسابداری به صورت مدون در می آید. موفقیت یک سیستم حسابداری بستگی کامل دارد به این که استفاده کنندگان از سیستم آن را به خوبی فهمیده و پذیرفته شده باشد و بتواند نیازهای استفاده کنندگان را برآورده کند. بنابراین مشارکت استفاده کنندگان در مراحل مختلف طراحی گذشته از آن که شناسایی سیستم را تسهیل می کند احساس مشارکت و دخالت در مراحل طراحی منجر به درک بهتر سیستم و پذیرش آن می شود 4.اجرای سیستم حسابداری پس از طراحی سیستم حسابداری در این مرحله، سیستم به اجرا گذاشته می شود. اجرای سیستم حسابداری جدید یعنی جایگزینی سیستم جدید به جای سیستم قبلی. اجرای یک سیستم نسبتا پیچیده حسابداری ماه ها طول می کشد و این کار با صرف وقت و دقت و حوصله کافی و برنامه خاص زمان بندی صورت می گیرد. برای اطمینان از این که سیستم جدید می تواند جایگزین سیستم قبلی شود بهتر است برای مدتی دو سیستم به صورت هم زمان اجرا شوند. این روش را روش اجرای موازی می گویند. در برخی از موارد که اجرای موازی سیستم عملی نیست و یا احیانا وقت گیر و پرهزینه است، می توان با استفاده از اطلاعات گذشته و یا حتی اطلاعات غیر واقعی سیستم را و نتایج حاصل از اجرای سیستم را ارزیابی کرد. این روش اجرا را اجرای آزمایشی می نامند. 5.وارسی سیستم حسابداری پس از اجرای سیستم و پس از گذشت چند ماه از اجرای آن، باید اطمینان حاصل شود که بازده سیستم با آن چه به عنوان هدف ها و مشخصات سیستم تعیین شده است تطبیق می کند و سیستم جدید نیازهای استفاده کنندگان را تأمین می کند. وارسی سیستم توسط طراح سیستم و یا توسط واحد حسابرسی داخلی موسسه صورت می گیرد. وارسی سیستم باید پاسخ دقیقی برای پرسش های زیر ارائه کند -آیا سیستم حسابداری جدید هدف های را که برای آن تعیین شده است تأمین می کند؟ -آیا سیستم نیازهای استفاده کنندگان را تأمین می کند؟ -آیا کنترل های لازم و پیش بینی شده در سیستم اعمال می شود؟ - نقاط ضعف احتمالی مشخص شده است ؟ -آیا سیستم صرفه جویی ای را که در بررسی اقتصادی تعیین شده است به همراه دارد ؟ نتایج حاصل از وارسی سیستم طی گزارش به مدیریت موسسه ارائه و در این گزارش تغییرات و اصلاحات مورد لزوم برای بهبود سیستم حسابداری، پیشنهاد می شود. 6.نگهداری سیستم حسابداری در ایامی که سیستم حسابداری طراحی شده اجرا می شود، همواره مشکلاتی پدید می آید که یا ناشی از افزایش رویدادهای مالی و یا ناشی از نیازهای جدید اطلاعاتی مسئولان موسسه می باشد و سیستم قادر به تأمین آن ها نیست و بنابراین لازم است که تمام سیستم های حسابداری را همواره به روز و فعال نگه داشت و از بازده آن مطمئن شد. نگهداری سیستم حسابداری وقت گیر ترین مرحله طراحی سیستم های حسابداری است و بایستی توجه کافی به آن مبذول نمود. دستورالعمل نگهداری سیستم حسابداری معمولا از بخش های عمده زیر تشکیل شده است: نگهداری اضطراری. در این دستورالعمل مشکلات و اشتباهاتی که به صورت اتفاقی رخ می دهد و باید فورا اصلاح شود، توضیح داده شده است. نگهداری عادی. در دستورالعمل نگهداری عادی سیستم، اقداماتی که به صورت تکراری برای حفظ و تداوم عملیات سیستم حسابداری صورت می گیرد ذکر می شود مانند آموزش کارکنان حسابداری یا کامپیوتر. رشد و اصلاح سیستم. در این دستورالعمل تغییرات لازم در سیستم حسابداری که ناشی از تغییرات در سازمان موسسه و فعالیت های آن است در نظر گرفته می شود مانند افزایش دوایر و شعب موسسه. طراح سیستم حسابداری هنگام طرح و تدوین سیستم بایستی وسایل پردازش مورد نظر را پیش بینی کند